FUNGSI MANAJEMEN

BAB III FUNGSI MANAJEMEN A. Perencanaan Perencanaan pada hakekatnya adaah proses pengambilan keputusan yang di pakai sebagai dasar bagi kegiatan atau aktivitas dimasa datang dalam rangka mencapai tujuan . Proses ini memerlukan pemikiran tentang apa yang akan di kerjakan , mengapa, bagaimana, dan dimana kegiatan tersebut di lakukan serta siapa saja yang terlibat dan bertanggung jawab dalam pekerjaan tersebut. Pererncanaan merupakan proses yang tidak adan pernah berakhir, rencana harus di implementasikan, selama implementasi perlu ada pengendalian bila perlu ada penyesuaian-penyesuaian. Organisasi harus terus menerus mengadakan trend watching, artinya selalu mengamati trend perubahan yang akan terjadi di masa depan (Mulyadi, 2001). Perencanaan yang di buat berguna untuk ( basu swasta, 1993): a. Mengurangi ketidak pastian dan perubahan pada waktu mendatang. Tidak berarti rencana yang telah disusun harus dilakukan, namun pada kondisi tertentu harus ada penyesuaian-penyesuaian. Masa yang akan datang akan selalu terjadi perubahan, maka harus di lakukan trend watching seperti yang di kemukakan di muka. b. Mengarahkan perhatian pada tujuan. Perencanaan di buat sebagai penentu arah pencapaian tujuan. Tujuan ini yang akan di tuju semua anggota organisasi; c. Penghematan biaya. Dengan adanya perencanaan memungkinkan adanya penghematan. Misalnya aktivitas yang tidak perlu bisa di kurangi, sehingga terjadi efesiensi. d. Merupakan sarana pengendalian. Hasil kerja yang telah di lakukan seseorang sulit diukur apabila tidak ada perencanaan terlebih dahulu yang akan dipakai sebagai tandar. Langkah-langkah proses perencanaan adalah sebagai berikut: a. Mengenali dan pembatasan masalah. Setiap meyusun rencana harus jelas masalah dan batasanya. b. Mengumpulkan data. Setelah masalah dan pembatasanya jelas dikumpulkan data yang sesuai dengan masalah tersebut yang nanti akan berguna untuk memecahkan masalah. c. Menganalisa data, data yang dikumpulkan dan cukup iti yanf akan di analisa. d. Mengambil kesimpulan. Setelah data di analisa kemudian di ambil kesimpulan dan di rumuskan sebagai alternatif tindakan. e. Memilih alternatif. Setelah di kemukakakn alternatif kemudian di ambil alternatif yang lebih baik untuk menyelesaikan masalah yang telah di rumuskan. f. Langkah terakhir dalam perencanaan adalah mempersiapkan keputusan (alternatif) yang telah di ambil , guna di formulasikan menjadi rencana-rencana kegiatan. Klasifikasi perencanaan sebagai berikut : 1. Frekuensi a. Insidental perencanaan yang di buat untuk kegiatan dan masalah yang bersifat insidental. b. Rutin Perencanaan yang di lakukan secara rutin untuk kegiatan yang di lakukan berulang-ulang. Sesuai frekuensinya perencanaan dapat di bagi sebagai perencanaan satu kali pakai dan perencanaan berulang-ulang. 2. Menurut daya laku a. Perencanaan jangka pendek Perencanaan tersebut berjangka waktu sampai satu tahun. b. Perencanaan jangka menengah atau sedang Perencanaan berjangka waktu antara satu tahun smpai dengan lima tahun c. Perencanaan jangka panjang Jangka waktu lebih dari 5 tahun. d. Darurat Perencanaan yang di buat dalam keadaan darurat, dan segera diadakan peninjauan kembali setelah keadaan kembali normal. e. Sementara Perencanaan yang di buat untuk menunggu ketentuan lebih lanjut, setelah ada kejelasan masalahnya. f. Devinitif Perencanaan bersifat final atau tetap, tidak ada perubahan lagi kecuali ada kondisi yang mengaharuskan adanya peninjauan kembali. 3. Di tinjau dari prioritas a. Perencanaan sangat penting Perencanaan yang harus di buat, karena berhubungan dengan berhasil atau tidaknya suatu oerganisasi tersebut. b. Perencanaan penting Perencanaan yang di buat dalam rangka mengurangi ketidak pastian, mengurangi kerugian material dan non material. c. Perencanaan biasa Perencanaan yang di buat untuk kegiatan sehari-hari atau bersifat rutin, bermaksud agar tugas dilaksanakan secara teratur,sehingga tidak terjadi kerugian dan pemborosan. d. Formalitas Perencanaan yang sebenarnya tidak perlu ada tapi di buat untuk memenuhi tunutan yang ada. 4. Menurut fungsi Perencanaan menurut fungsinya dapat di bagi menjadi perencanaan keuangan, perencanaan produksi, perencanaan pendidikan, perencanaan pegawaian dan sebagainya tergantung fungsi organisasinya. 5. Menurut ruang lingkupnya Perencanaan ini dibagi menjadi perencanaan profinsi, kabupaten, sekolah, dan perencanaan sektoral. Menurut ruang lingkupnya juga dapat di bagi sebagai perencanaan strategik, menejerial dan oprasional. Dan dapat menjadi perencanaan makro, mezo dan mikro. 6. Menurut formalitas. a. Resmi Perencanaan yang tertulis secara lengkap dengan ketentuan-ketentuan tertentu, berdasar peraturan tertentu dan dilaksanakan oleh orang yang di beri kewenagan untuk itu di lakukan pengawasan tertentu untuk kegiatan tersebut. b. Tidak resmi Perencanaan yang tidak tertulis secara lengkap di buat hanya untuk pedoman secara garis besar saja. Perencanaan pendidikan saat ini menggunaka proporsi sebagai berikut: 1. Harus menggunakan perencanaan jangka panjang, karena hasil dari pendidikan bisa di lihat setelah beberapa tahun kedepan; 2. Harus konperhensif,harus meliputi seluruh sistem pendidikan, yaiti sistim formal dan non formal; 3. Harus diintegrasikan kepada pembangunan ekonomi soial budaya politik dan hankam; 4. Harus menjadi bagian integral dari manajemen pendidikan, perencanaan pendidikan harus berhubungan dengan proses pengambilan keputusan dan pelaksanaanya; 5. Harus memperhatikan kwantitas dan kwantitas pendidikan, harus direncanakan dengan memperhatikan relevansi ,efesiensi, dan efektifitas Dalam merencanakan pendidikan perlu memperhatikan masalah pokok sebagai berikut: a. Menentukan prioritas tujuan dan fungsi sistem pendidikan dan sub-sistemnya; b. Memilih cara yang baik untuk mencapai tujuan dan fungsi tersebut; c. Bagaimana perbandingan sumberdaya yang di miliki masyarakat dialokasikan untuk pendidikan dibandingkan untuk peruntukan yang lain; d. Bagaimanakah pembiayaan pendidikan di lakukan dan distribusi kan ke masyarakat ke masyarakat , dan siapa saja yang membiayai pendidikan; e. Bagaimana sumberdaya pendidikan di alokasikan untuk masing-masing jenis dan komponen pendidikan. Suatu rencana di katakan baik jika : a. Mempermudah tujuan yang di tentukan sebelumnya; b. Bersifat luwe, artinya mengandung kemungkinan perubahan sesuai dengan perkembangan dan situasi yang terjadi; c. Bersifat rasional, di susun berdasar fakta dan data, bukan berdasar khayalan dan dugaan; d. Bersifat sederhana, mudah di mengerti pelaksana; e. Bersifat praktis,tidak bersifat abstrak dan idialis; f. Punya daya guna,hasil pelaksanaan suatu rencana benar-benar dapat di rasakan manfaatnya, baik bagi diri sendiri atau masyarakat luas (Wursanto, 1987). B. Pengorganisasian Pengorganisasian adalah usaha menyusun komponen-komponen organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Aspek-aspek yang tercermin dalam struktur organisasi meliputi (T. Hani Handoko, 1994): 1. Pembagian kerja Pengelolaan organisasi untuk menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi, bagian maupun orang yang menunjukkkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda setiap komponen organisasi. Faktor-faktor yang menentukan perencanaan struktur organisasi adalah sebagai berikut : a. Strategi organisasi untuk mencapai tujuan b. Teknologi yang digunakan c. Anggota yang terlibat d. Ukuran organisasi 2. Departemenisasi Pendekatan yang dilakukan dalam departemenisasi, diantaranya : a. Departemenisasi fungsional, yaitu mengelompokkan pekerjaan berdasarkan fungsinya. b. Departemenisasi divisional, yaitu mengelompokkan kegiatan dengan menggunakan divisi apabila pengelompokan fungsi tidak memadai. 3. Bagan organisasi formal, rantai perintah dan kesatuan perintah, tingkat hierarki manjemen, saluran komunikasi Struktur organisasi yang dipilih dan disusun akan menunjukkan secara formal bagan organisasinya sesuai dengan pembagian kerja dan departemenisasi yang dipilih. Dimana dengan bagan tersebut akan menunjukkan rantai perintah dan kesatuan perintah, serta tingkat hierarki manajemen dan saluran komunikasi. 4. Penggunaan komite Pembentukan komite biasanya dilandasi pemikiran bahwa orang yang mempunyai kemapuan keterampilan dan pengalaman yang berbeda-beda apabila bekerja sama untuk menyelesaikan masalah yang menghasilkan keputusan lebih baik. 5. Rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang tidak dapat dihindarkan. Organisasi informal memainkan peranan yang penting dalam dinamika perilaku organisasi (Gibson dkk. 1999) alasannya, kebutuhan manusiawi tidak dapat tercapai hanya dari hubungan formal. Istilah-istilah lain rentang manajemen adalah span of control, span of authority, span of attention atau span of supervision. Masalah-masalah yang harus diperhatikan dalam rentang manajemen : a. differentiation and integration, b. centralization and decentralization dan c. standardization and mutual adjustment (Jones, G R. 2001). Organisasi pendidikan di Indonesia (formal) terdiri dari struktur organisasi : a. Depdiknas Pusat, b. Dinas Pendidikan Nasional Propinsi/wilayah, c. Dinas Pendidikan Nasional Kabupaten/Kota, d. Dinas Pendidikan Nasional Kecamatan, dan e. Sekolah. C. Pengarahan Pengarahan merupakan fungsi yang sangat kompleks, disamping menyangkut hubungan manusia juga menyangkut perilaku manusia yang beraneka ragam. Fungsi ini menunjukkan aktivitas penyusunan staf, koordinasi, perintah, kepemimpinan, dan pelaporan. Pada dasarnya, pengarahan berkaitan dengan : a. Motivasi, sesuatu yang mendorong seseorang bertindak atau berperilaku. b. Komunikasi, proses penyampaian pesan dari seseorang atau sekelompok orang kepada orang lain atau sekelompok orang. c. Dinamika kelompok, Kelompok dalam organisasi terjadi karena dibentuk oleh organisasi, dan juga terbentuk karena kepentingan karyawan dan persahabatan. d. Kepemimpinan. D. Pengendalian Manajemen yang baik memerlukan pengendalian yang efektif guna memastikan bahwa aktivitas atau kegiatan berjalan sesuai dengan perencanaan. Kegiatan dalam pengendalian meliputi: a. Pengukuran, yaitu mengukur hasil atau output dari aktivitas yang dilakukan. b. Membandingkan dengan standar, membandingkan hasil hasil ukuran yang diperoleh dengan standar yang ada, atau rencana yang telah dibuat, atau membandingkan dengan kegiatan yang sejenis. c. Memperbaiki penyimpangan, yakni apabila ditemukan penyimpangan diusahakan ada perbaikan. Faktor yang perlu dilakukan adanya pengendalian: a. Adanya perbedaan antara tujuan organisasi, individu, maupun kelompok. b. Adanya jarak waktu antara perencanaan dengan pelaksanaan, sementara lingkungan organisasi bersifat dinamis. c. Masalah yang dihadapi organisasi sangat kompleks. d. Berbagai karakteristik karyawan yang tidak luput dari kesalahan. Pengendalian dilakukan dalam rangka meningkatkan efisiensi. Oleh karena itu, pengendalian dipilih suatu cara atau metode dengan biaya minimal, dalam arti biaya pengendalian harus lebih kecil dari manfaat yang didapatkan. Pengendalian pendidikan selama ini bersifat sentralistik, dimana peran kepala sekolah sangat minimal. Dengan dikembangkannya otonomi daerah, otonomi sekolah dan manajemen berbasis sekolah, pengendaliaa pendidikan di sekolah sangat bergantung pada pimpinan sekolah dan masyarakat sekolah lainnya. Pengendalian dapat dilakukan pada rencana, pelaksanaan maupun berdasarkan hasul atau umpan balik yang diterima. TIM MDMK, 2016, MANAJEMEN PENDIDIKAN (KONSEP DAN IMPLIKASINYA), Surakarta:Universitas Muhammadiyah Surakarta